Generador de agenda de reunión

Por qué la agenda decide la calidad de la reunión

Las reuniones sin agenda no son reuniones, son charlas con calendario. Una agenda clara hace tres cosas: filtra a quien debe estar (si tu nombre no aparece en ningún punto, no hace falta que vayas), fuerza una decisión (cada punto necesita una salida concreta) y deja un rastro para los que no estuvieron. La diferencia entre una agenda profesional y un "tema 1, tema 2, tema 3" típico es enorme.

Las 5 partes de toda agenda profesional

1. Objetivo en una frase. Si no podés escribirlo, la reunión no debería existir todavía. "Sync de marketing" no es objetivo. "Decidir el foco de la próxima campaña y asignar dueños" sí lo es.
2. Lista de temas con tiempo y dueño. Cada punto tiene minutos asignados (suma debe = duración total) y un responsable de moverlo. Sin tiempos, todo se come el primer tema.
3. Pre-read si aplica. Documentos a leer antes. Esto baja la duración real a la mitad: la reunión deja de ser para informar y pasa a ser para decidir.
4. Decisiones esperadas. Marcar qué decisiones se toman en esta reunión y cuáles se postergan. Los grupos sin decisiones explícitas se reúnen de nuevo en una semana.
5. Next steps al final. Acción + dueño + fecha. Si no hay dueño, no hay acción; si no hay fecha, no hay urgencia.

Reglas de tiempo por tipo de reunión

• Standup / daily: 15 minutos máximo, parado, 3 preguntas por persona. Más que eso es síntoma de problema, no de solución.
• Planning: 1 hora por sprint de 2 semanas como techo. Si necesita más, el backlog está mal preparado.
• Decisión: 30-45 minutos. Llegan con propuesta, salen con decisión.
• Retro: 45-60 minutos. Sirve si hay acciones concretas con dueño, no si es catarsis.
• 1:1: 30 minutos cada 2 semanas. Más frecuencia es micromanagement; menos es desconexión.
• Brainstorm: 60 minutos. Necesita preparación previa (problema definido, restricciones claras) o se vuelve charla.

El parking lot: cómo evitar que la reunión se descarrile

El "parking lot" es un bloque al final donde se anotan temas off-topic que aparecen durante la reunión. Cuando alguien tira un tema que no estaba en la agenda, el facilitador lo manda al parking sin discusión. Después de la reunión, esos temas se evalúan: algunos van a próxima reunión, otros se resuelven async, otros son ruido. Sin parking lot, esos temas comen el tiempo de los puntos importantes.

Async-first: cuándo NO necesitás reunión

Antes de armar la agenda, preguntate si la reunión es necesaria. Tres heuristics rápidas: (1) si todo lo que vas a hacer es informar, mandalo por escrito; (2) si la decisión la puede tomar una persona, que la tome y comunique; (3) si necesitás feedback de varios, abrí un doc colaborativo con deadline. Las únicas reuniones que valen la pena son las que requieren conversación viva entre varias cabezas: decisiones complejas con tradeoffs, alineamiento estratégico, conflictos a resolver.

Antes de mandar el invite

1. ¿La agenda cabe en la duración? Si no, sacar puntos o partir en dos reuniones.
2. ¿Cada punto tiene dueño? Si hay puntos huérfanos, asignar antes de mandar.
3. ¿Quién debe estar? Solo los que aparecen en la agenda como dueños o decisores. El resto recibe la minuta después.
4. ¿Hay pre-read? Adjuntar al invite con instrucciones claras ("Leer secciones 1-3").
5. ¿Cuándo se manda? Mínimo 24 horas antes, 48 si requiere preparación.